Quando falamos na área tributária lembramos sempre do pagamento de impostos, entrega de informações fiscais ao Governo, atendimento a fiscalizações e o acerto anual de contas com o leão. É uma preocupação constante e até legítima, mas na verdade é o básico na maioria das empresas. Algumas perguntas interessantes seriam: como está a gestão fiscal na organização? A empresa está preparada para o aumento de eficiência dos órgãos fiscalizadores? O que você tem feito para reduzir a carga tributária do seu empreendimento?

A cada dia o Fisco tem avançado em tecnologia e aprimorado as ferramentas de cruzamento de dados, garantindo uma maior assertividade nas autuações. Diante disso, o contribuinte se pergunta como implementar uma gestão fiscal eficaz com vistas a pagar menos impostos e ao mesmo tempo se adequar a esses avanços tecnológicos com fins fiscalizatórios. 

Relacionamos abaixo cinco dicas para você implementar na sua empresa, independentemente do porte ou regime de tributação, para uma boa e eficiente gestão fiscal que o ajude nesse desafio. Essas dicas foram pensadas levando em conta a experiência que adquirimos ao longo do tempo.

Cadastros

Sim, isso mesmo. É do cadastro que surgem os maiores problemas ou os maiores ganhos da empesa. Materiais, clientes, fornecedores, plano de contas, dentre outros carregam informações importantíssimas para uma boa gestão. Se bem feitos, os dados extraídos desses cadastros contribuem imensamente para a resposta a uma auditoria, histórico de compras ou vendas por grupos de parceiros ou tipos de materiais, análise de despesas por grupo e subgrupo de contas ou para a entrega de relatórios fiscais para uma empresa de consultoria jurídico tributária. Se o cadastro é de materiais, se torna mais vital ainda, pois a maioria das fiscalizações têm enfoque em mercadorias, principalmente quanto à sua finalidade e utilização no estabelecimento comercial ou industrial. 

Portanto, a missão aqui é cuidar do cadastro, investindo tempo e energia na elaboração de um plano que garanta um cadastro bem feito, estruturado e rastreável.

Processos e organização 

Procedimentos, padrões operacionais, gestão de processos, compliance organizacional parecem termos complicados e burocráticos, mas são eles que nos ajudam a organizar a empresa e a traçar caminhos para os diversos cenários que permeiam uma organização. A boa notícia é que não dependemos de tudo isso para termos uma boa gestão de processos. Mas sim, precisamos gerir processos e criar padrões, por mais simples que sejam. É importante saber onde as coisas começam, por onde passam e onde terminam. Definir procedimentos para a chegada, armazenamento e saída de mercadorias, pensar em alguns padrões para estocagem, guarda de documentos, tipos de relatórios, fluxo de caixa, por exemplo, nos ajudam a conhecer melhor os setores e rotinas da organização, identificando problemas e propondo melhorias. 

Conhecendo bem os processos e, com isso, ajustando o que for necessário, teremos uma empresa organizada, com rotinas e procedimentos definidos. Esses processos e rotinas, por mais simples que possam parecer, nos trarão bastante tranquilidade nas apurações dos tributos, em planos de redução da carga tributária e na entrega de informações fiscais ao Governo.

Um bom sistema de gestão empresarial – ERP 

Ninguém consegue manter um controle adequado confiando na própria memória, em formulários impressos ou em planilhas de Excel. E controles adequados são vitais, na verdade, para a sobrevivência do negócio. Fluxo do caixa, contas a pagar, contas a receber e movimentação do estoque são itens que precisam de controle eficaz para garantir a continuidade da empresa. 

É necessário um ERP caro para manter todos esses controles? Não necessariamente. Há várias soluções tecnológicas no mercado, desde as mais simples até as mais robustas, que atendem aos mais variados portes e objetivos de negócio. O importante é adquirir uma ferramenta que seja adequada à realidade e necessidade da empresa, desde que lhe permita manter os controles desejados.

Um controle bem feito vai garantir que a organização tenha confiabilidade nas apurações e nas informações entregues. E ainda responder com tranquilidade a todos os questionamentos de fiscalizações que por ventura possam surgir.

Tributos como área estratégica do negócio 

Seja qual for o tamanho ou regime de tributação da empresa, a área tributária é sempre estratégica. Lembre-se: tributos impactam em custos e, portanto, influenciam diretamente o lucro. Você já se perguntou qual é o percentual de imposto embutido no preço de venda? Já pesquisou se há algum benefício ou incentivo fiscal para sua área de atuação? Se você tem mais de uma filial, já analisou se vale a pena ter regimes de apuração diferentes para cada uma das unidades? É realmente vantajoso ser optante pelo Simples Nacional, se este for o seu caso? É melhor optar por Lucro Real ou Lucro Presumido? 

Pois é, são muitas perguntas e em primeira vista parecem complicadas e podem até assustar. Mas acredite, essas características tributárias influenciam o fluxo de caixa de forma surpreendente! Há diversas ferramentas legais para se pagar o mínimo possível de impostos. E quanto menos dinheiro você comprometer com tributos, melhor será seu potencial de vendas e investimentos.

Equipe tributária qualificada

Não se preocupe, você não vai precisar de uma equipe de tributaristas com longos anos de experiência. A realidade de muitas empresas é serem atendidas por escritórios de contabilidade, e há excelentes contadores no mercado, super informados e com excelência na prestação de serviços. Pergunte ao seu contador por onde você pode começar para implementar medidas com vistas a pagar menos impostos e ter um melhor controle tributário. Mas lembre-se que é importante firmar parcerias com escritórios sérios, que possam ajudar a tomar decisões estratégicas nesses aspectos e não somente entregar declarações e fazer a folha de pagamento ao final do mês. Se você possui equipe interna, melhor ainda. Uma equipe qualificada, engajada, motivada, com conhecimento do seu negócio e em constante aprendizado será de suma importância para um planejamento tributário bem estruturado. E o melhor: você não terá medo de fiscalizações.

Você deve ter notado que falamos muito em fiscalizações, intimações e prestação de informações. Isso não foi por acaso, pois em matéria tributária precisamos sempre estar preparados. Fazemos as seguintes perguntas: se seu empreendimento recebesse hoje uma intimação para uma fiscalização profunda dos últimos cinco anos você teria condições de prestar os esclarecimentos com toda a documentação comprobatória num prazo máximo de trinta dias? Teria condições de assegurar seu plano de redução da carga tributária? Se a organização possui cadastros bem feitos e estruturados, processos bem definidos, é gerenciada através de um sistema que atende às necessidades, é bem assessorada por pessoas qualificadas, a resposta for sim, tranquilamente, você terá implementado com sucesso uma gestão fiscal eficaz na sua empresa!

Autor: Alonso Lima, Coordenador de Tributos da SINOBRAS e Grupo Aço Cearense.