O controle de vendas é uma medida que pode parecer simples, mas seus impactos demonstram que se trata de um processo de grande importância para os negócios. Afinal, ele fornece dados e perspectivas que guiam decisões centrais para o sucesso da empresa.

Desde as compras de insumos e acompanhamento de estoques até o reposicionamento de marketing são exemplos do que está envolvido. Logo, fica fácil entender o quanto é preciso prestar atenção a isso para garantir a competitividade empresarial.

Diante desse contexto, este conteúdo apresenta os principais pontos para compreender o conceito de controle de vendas e aplicá-lo na prática com precisão. Confira agora as melhores dicas e muito mais!

O que é e como funciona o controle de vendas?

O controle de vendas é o processo de registro e monitoramento das transações comerciais de uma empresa. Ele funciona por meio de planilhas, softwares ou sistemas integrados que automatizam a gestão estratégica de pedidos, estoques e receitas. Seu objetivo é organizar as vendas, evitar erros, otimizar o desempenho e aumentar a lucratividade do negócio.

Um exemplo é a emissão de nota fiscal para o comprador, já que serve para comprovar a transação, dar baixa no estoque do que saiu, justificar a movimentação financeira, recolher e registrar impostos.

Mais que isso, é útil quando o assunto é administração por promover o acesso a dados que possibilitam vislumbrar as possibilidades futuras com base no que já ocorreu. Em consequência, se posiciona como uma medida que permite tomar decisões mais acertadas, aumentando a probabilidade de sucesso e a vantagem competitiva.

Por que controlar as vendas é importante?

Além do impacto operacional — nas compras, na realização das obrigações contábeis, fiscais e tributárias etc. —, manter um controle de vendas apurado é importante para melhorar o desempenho do negócio e otimizar a tomada de decisões.

Isso ocorre porque suas atividades interligadas favorecem a estratégia. Um exemplo se relaciona a precificação que depende de boas negociações de compra ao mesmo tempo que precisa considerar os impostos e demais custos para compor o valor final. Nesse sentido, tudo começa pela mensuração do que foi vendido a partir do histórico.

Ainda, a supervisão orçamentária e financeira se torna mais exata, com todas as transações compondo um quadro completo do fluxo de entradas, saídas, pagamentos, entre outras movimentações. Dessa maneira, é possível identificar meios de reduzir despesas ou oportunidades corporativas.

O aspecto humano também obtém ganhos, visto que a jornada de consumo e o atendimento podem ser personalizados, aumentando a satisfação do público enquanto amplia os resultados.

Como fazer o controle de vendas adequado?

Colocar em prática um processo de controle de venda bem organizado, funcional, ágil e preciso requer algumas etapas. Veja quais a seguir!

Mapeie e otimize o fluxo de vendas, alinhando-o à jornada do cliente

Para realizar o controle de vendas é necessário conhecer bem esse processo. Assim, o primeiro passo é mapear o fluxo, identificando cada fase e alinhando-as à etapa equivalente da jornada do cliente.

Vale perceber que se trata de um exercício de organização em que marketing, comercial, logística, operacional e financeiro devem se envolver, visando que esse fluxograma fique completo. Afinal, todas essas áreas estão presentes desde o momento em que o consumidor conhece a marca até o ponto em que recebe o produto.

A partir disso, é hora de definir como agir por meio de uma checklist descritiva. A ideia é criar um padrão com o propósito de otimizar as ações em prol de obter agilidade e qualidade. Mais que as atividades principais, cabe tratar das tarefas cabíveis para registro e acompanhamento em um único guia de procedimentos.

Estruture e organize o cadastro de produtos

Para que o fluxo estabelecido como padrão procedimental siga sem atritos, é preciso que meios e bases tenham sido organizados, facilitando o controle de vendas. A começar pela categorização de produtos do seu negócio para que os registros possam ser feitos de maneira ordenada.

Na prática, isso implica em adotar uma estrutura em que cada item seja designado para um grupo por semelhança e individualizar o cadastro por meio de códigos, obedecendo ao sistema indicado pela legislação tributária.

Tenha uma ferramenta para registrar e controlar processos

A forma de registrar e controlar os processos é uma etapa importante para fazer um controle de vendas adequado. Ainda que planilhas possam ser aplicadas em empresas de pequeno porte para monitorar estoques, por exemplo, elas não permitem a integração com sistemas fiscais.

Nesse caso, ERPs são ideais por contemplarem todas as atividades necessárias para gerenciar as transações comerciais, desde o envio de um orçamento para o interessado até a entrega e a quitação dos pagamentos.

Já a jornada de consumo tem muito a ganhar com o uso de um CRM que automatize ações de marketing e conecte canais de contato, compondo uma estrutura tecnológica completa. Quanto a essa solução, ela se volta ao relacionamento, funcionando com a ferramenta de gestão para que todas as informações sejam coletadas.

Garanta que todas as informações estão sendo registradas

O uso de ferramentas de gestão, como ERPs e CRMs, é um indício de algo relevante: a importância de integrar informações para um controle de vendas adequado. Isso porque tal medida depende da correlação desses elementos para entregar um histórico completo.

Mas ter a precisão só é possível se houver o registro de todos os dados e movimentações. Dessa forma, a atuação da equipe entra em foco para que tal procedimento seja realizado corretamente. Uma dica é abordar os efeitos positivos dessa etapa durante o treinamento dos colaboradores.

Acompanhe indicadores de desempenho para mensurar resultados

Os KPIs — Key Performance Indicator ou Indicadores-Chave de Desempenho — são bastante úteis para mensurar os resultados e compreender o desenvolvimento das atividades comerciais.

Assim, um controle de vendas adequado depende de seu uso. Nos relatórios, métricas como taxa de conversão, ticket médio e giro do estoque são dados básicos ao tomar decisões de negócio.

O controle de vendas é uma atividade primordial para que a gestão de uma empresa funcione. Além de servir como fonte de informação relevante para a administração, essa medida permite construir melhores estratégias para atender aos clientes, elevando os resultados que permitem que o empreendimento cresça.

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