Acompanhar a movimentação financeira do seu negócio é uma tarefa muito importante. Não apenas para manter o controle dos seus recursos, mas também para atender a certas exigências da lei. Uma parte importante disso é saber como fazer a gestão de notas fiscais de forma eficiente.

Notas fiscais, como você já deve saber, são documentos que comprovam que foi feita alguma transação financeira, que pode ser uma venda, compra ou outro tipo de contrato. Essa nota é usada pelo governo na cobrança de impostos e para conferir se há alguma atividade ilegal em seu negócio.

Dito isso, essa tarefa pode consumir bastante tempo dentro da sua empresa, a menos que você saiba como otimizá-la. Considerando que é algo necessário para andar dentro da lei, vale a pena investir em recursos para torná-la mais eficiente.

E para ajudar com isso, separamos aqui 5 dicas para fazer a melhor gestão de notas fiscais em seu negócio. Acompanhe.

1. Defina bem seus processos

Por mais que você dedique seu tempo a entender como funcionam as notas fiscais, não há como garantir uma gestão eficaz sem ter um procedimento bem definido para como esses documentos são processados. Afinal, todos que participam dessa gestão precisam seguir os mesmos passos. Sendo assim, estabeleça um protocolo bem definido que todos possam reproduzir e você terá bem mais facilidade para lidar com as notas fiscais.

2. Tenha um padrão de organização e armazenamento

Além do processo de gestão de notas fiscais, você também precisa levar em conta a forma como elas são armazenadas. Sejam notas fiscais físicas, sejam eletrônicas, elas precisam ser guardadas seguindo um padrão, para que sejam mais fáceis de recuperar e conferir ao longo do tempo. O critério usado pode ser a data de emissão, o tipo de nota, etc. O importante é que você tenha pelo menos um.

3. Fique atento aos prazos de vencimento

Toda nota fiscal possui um prazo de vencimento para seu pagamento ou para seu recebimento. Não cumprir esse prazo pode gerar vários problemas, incluindo uma multa. Se você tiver que ser mais rígido em algum ponto da sua gestão, que seja com o pagamento e a coleta de notas fiscais.

4. Confira os dados preenchidos

Por mais que você invista na sua gestão de notas fiscais, não é impossível que alguma delas seja emitida com um erro. E mesmo pequenos desvios numéricos podem trazer vários problemas na hora de declarar impostos e de prever suas finanças. O melhor a fazer é reservar um certo período, pelo menos a cada 3 meses, para conferir todas as contas.

5. Automatize as principais tarefas

Por fim, mas não menos importante, invista em automação. Boa parte desse trabalho envolve tarefas repetitivas que podem ser mais bem realizadas por uma máquina. Um exemplo é o preenchimento de dados de clientes, o que pode ser facilitado por um cadastro. Isso dará mais eficiência e produtividade no médio e longo prazo.

Agora que você tem essas dicas, é hora de aprimorar a gestão de notas fiscais no seu negócio. Enquanto você continuar aprimorando seus processos, seu negócio sempre continuará crescendo.

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