O sucesso de qualquer negócio está intimamente ligado a uma boa gestão, que, por sua vez, depende da competência e habilidade dos recursos humanos envolvidos e das ferramentas utilizadas para gerir o estabelecimento. É nesse contexto que surge uma das principais dúvidas dos empreendedores: qual a melhor ferramenta para usar na gestão do negócio? A principal escolha está entre o uso de uma planilha ou software.

Antes de mais nada, você precisa conhecer melhor cada uma das opções e pesar os prós e contras, de acordo com as características do seu negócio. Mas, não se preocupe, pois vamos ajudar. Acompanhe o texto para saber mais sobre cada tipo de ferramenta, bem como suas vantagens e desvantagens.

Qual a diferença entre usar planilha ou software para a gestão do negócio?

As planilhas são ferramentas que há tempos são utilizadas para a organização e o registro de todos os dados de um negócio: informações financeiras, vendas, clientes, estoque etc. Elas são compostas por linhas e colunas para a inserção de dados e estão disponíveis em programas como Excel ou semelhantes.

Algumas das utilidades das planilhas incluem a capacidade de realização de cálculos complexos, geração de gráficos ou diagramas ou apenas o registro de um simples banco de dados com listas.

Já os softwares são sistemas de gestão criados especificamente para o gerenciamento de negócios, com o intuito de facilitar todos os processos de gestão da empresa. Eles contam com ferramentas que auxiliam na organização dos dados, incluindo planilhas e outros itens para a gestão de pessoal, financeira, entre outras.

Uma das principais diferenças entre essas ferramentas é que os dados da planilha são inseridos manualmente, ou seja, a pessoa que coleta as informações e as insere. Os softwares, por sua vez, contam com uma tecnologia de automação na qual o próprio sistema “puxa” a informação de uma compra ou pagamento, por exemplo, e inclui no banco de dados.

Agora que você entendeu melhor sobre a diferença entre as duas ferramentas, vamos falar sobre os prós e contras de cada uma.

Quais as vantagens e desvantagens da planilha?

Como citamos, a planilha é utilizada há bastante tempo e muitos empresários ainda a consideram muito útil e benéfica. Suas vantagens são:

• não exige custo de implementação, pois é feita em programas comuns de computador ou até mesmo manualmente;
• maior facilidade de utilização, já que os funcionários costumam já conhecer os programas utilizados;
• funcionamento offline, isto é, não depende de um servidor de internet.

Por outro lado, as desvantagens são:

• algumas pessoas não têm facilidade de utilizar planilhas, que, em muitos casos, exigem o uso de fórmulas complexas;
• dificuldade de análise das planilhas, principalmente em grandes períodos de tempo;
• como são arquivos de computador, podem ficar pesadas e lentas para a utilização;
• maior risco de perda das informações armazenadas no computador.

Quais as vantagens e desvantagens do software?

Os softwares de gestão, da mesma forma que as planilhas, possuem vantagens e desvantagens que citaremos a seguir. As vantagens são:

• possibilidade de acesso simultâneo, isto é, mais de uma pessoa pode visualizar os dados ao mesmo tempo;
• maior controle dos processos, pois as informações são automaticamente registradas;
• aumento da produtividade no negócio, pois vários processos são automatizados e é mais fácil encontrar informações dentro do sistema;
• grande flexibilidade, podendo mudar de acordo com as necessidades da empresa;
• maior segurança no armazenamento de dados.

As desvantagens são:

• maior custo de implementação;
• necessidade de treinamento da equipe para lidar com o software;
• necessidade de contratação de equipe especializada para manutenção do sistema;
• muitos softwares têm dependência da internet para seu funcionamento.

A escolha entre planilha ou software deve ser feita de acordo com as necessidades e características de cada empresa. É preciso optar pela opção que garanta maior vantagem competitiva para o seu negócio.

E aí, gostou do texto? Quer ler mais sobre gestão de negócios? Então continue no site e leia nosso post sobre desafios na gestão de pessoas!