Com um mundo cada vez mais globalizado e marcado pela alta competitividade, a gestão de estoque é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente. Trata-se de um dos pontos cruciais para as companhias, já que um trabalho malfeito pode colocar em risco a sobrevivência da organização.
Mesmo para um pequeno negócio, manter um bom rigor no controle e na movimentação do estoque é indispensável — e isso é algo que fica ainda mais evidente à medida que a empresa cresce e diversifica os seus produtos e materiais armazenados. Para alcançar um nível de eficiência adequado, é importante também aprender como realizar esse processo corretamente.
Acompanhe este artigo e saiba mais sobre a gestão de estoque: o que é e como você pode realizá-la em sua empresa.
O que é gestão de estoque?
Em essência, é um conjunto de técnicas e práticas usadas para administrar os recursos que entram e saem do estoque da sua empresa. Isso inclui tanto materiais usados no dia a dia quanto os produtos. O seu principal objetivo é esclarecer o que deve ser suprido, quando e em qual quantidade, minimizando o desperdício de material e recursos.
Para os negócios que movimentam grandes quantidades de mercadoria regularmente, o rigor deve ser ainda maior. Veja, a seguir, porque é importante investir nesse setor e aprenda como fazer a gestão de estoque da melhor maneira.
Manter um fluxo de caixa estável
O fluxo de caixa é o caminho que o dinheiro da empresa faz desde o momento em que o pagamento é recebido até quando ele é usado para cobrir alguma despesa. E, como você já deve imaginar, a movimentação de mercadorias em seu estoque afeta diretamente o fluxo de caixa.
Manter o controle adequado do seu estoque também envolve acompanhar o seu caixa, o número de vendas e os seus respectivos valores.
Otimizar as despesas
O estoque da empresa é uma parte necessária, mas também pode gerar diversos custos, especialmente se você tem produtos perecíveis que demandam algum tratamento especial para serem conservados. A todo momento, é necessário levar em conta como esses custos afetam o seu orçamento.
Por meio de uma gestão adequada, você também pode otimizar esses custos e minimizar as despesas. Isso ajuda a eliminar o desperdício e facilitar a movimentação das mercadorias.
Garantir o atendimento da demanda do público
A quantidade de material necessário no dia a dia da empresa varia de acordo com diversos fatores, como as flutuações na demanda do público, a adição de novos produtos, a atualização dos materiais, entre outros. Sendo assim, o seu estoque também precisa ser adaptado regularmente.
O principal objetivo da gestão de estoque é garantir que a sua organização tenha o material e as mercadorias necessárias para cada momento. Assim, você não tem que recusar pedidos do seu público nem perder oportunidades de venda.
Quais são as principais técnicas de gestão de estoque?
O processo de gerenciar um estoque de larga escala é bastante complexo. Por isso, existem diversas metodologias possíveis, cada uma oferecendo vantagens diferentes. Veja, aqui, as principais delas.
Curva ABC
Esse método busca classificar os produtos dentro do estoque de acordo com sua prioridade e importância. Para isso, todos os itens são divididos nas categorias A, B ou C, sendo:
- os itens A: os mais significativos;
- os itens B: os medianos;
- os itens C: os menos significativos.
Assim, você estabelece quais deles devem ser estocados com maior frequência, por exemplo. A curva ABC se baseia no Princípio de Pareto, que diz que 80% dos rendimentos obtidos são resultado de 20% dos seus esforços. A ideia, aqui, é destacar quais produtos são responsáveis por esses 80% e priorizá-los em sua gestão.
Custo Médio
Se o seu objetivo é avaliar o valor total do seu estoque, um dos primeiros métodos usados é o Custo Médio. Nele, sempre que um novo produto é adquirido, a média de custos do estoque é recalculada. Esse número é usado como base para determinar o valor de venda de certas mercadorias, por exemplo.
Como alternativa, você pode estabelecer um valor médio fixo para o inventário, que será a sua referência para todas as compras e vendas futuras. Assim, sempre que um produto passar por ele, o seu valor é calculado com base no estoque atual.
Custo/Preço Específico
Por outro lado, se a sua empresa lida com produtos que têm um valor de mercado pré-determinado, você pode fazer o cálculo do valor de estoque com base no Preço ou no Custo Específico de cada item. Quando é possível atribuir esse valor individualmente, basta somar o total.
No varejo, esse método não é tão usado, já que envolve estabelecer o valor de cada item individualmente — algo bem mais difícil em um ambiente onde há uma movimentação constante e rápida de mercadorias.
Unidade Econômica de Prestação de Serviço
Nessa metodologia, em vez de considerar os custos da compra do produto para determinar o valor do estoque, são levados em conta os itens que são efetivamente vendidos. Assim, é feito um monitoramento automático da movimentação dos produtos e da sua precificação.
A tendência dessa gestão é que, quando o estoque excede a demanda, a média do valor de cada produto cai. Como resultado, o preço de venda também tende a ser mais baixo. Por isso, essa é uma metodologia ideal para facilitar o agendamento da reposição de produtos.
Primeiro a entrar, primeiro a sair
Outras técnicas envolvem a forma como a mercadoria é organizada e distribuída. Um dos exemplos mais comuns é o sistema de gestão de estoque PEPS, ou “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”.
Como o nome diz, nesse método, os produtos que chegaram antes são os primeiros a serem retirados quando há alguma demanda. Isso é ideal para os negócios que lidam com produtos perecíveis, pois eles podem ser escoados antes de sua data de vencimento.
Quais são algumas boas práticas de gestão de estoque?
Seja qual for a metodologia utilizada para gerir o seu estoque, é importante manter algumas boas práticas em mente e transformá-las em parte da sua rotina. Confira as mais importantes.
Faça um registro de entradas e saídas
O propósito mais essencial dos inúmeros tipos de gestão de estoque é o controle das mercadorias e dos materiais disponíveis. Para isso, deve haver um registro claro de tudo o que entra e sai da empresa, assim como seus respectivos valores, datas e validades.
Deve ser possível entender claramente qual é o estado atual do seu estoque com base apenas nos registros, sem ter que vasculhar o local por conta própria. Isso ajuda a economizar tempo e evita que você perca o controle do fluxo de mercadorias disponíveis.
Evite a falta e o excesso de produtos
Falando em controle, outro motivo para manter uma gestão rigorosa do seu estoque é garantir que ele esteja o mais próximo possível do nível ideal a todo momento. Quando há mais produtos do que o necessário para suprir a demanda, o custo de armazenamento continua, mas não há um retorno direto em relação à sua compra.
Da mesma forma, produtos em falta indicam que a sua empresa perdeu alguma oportunidade de venda ou que o seu trabalho teve que ser interrompido. Pode ser que a causa seja um fornecedor atrasado, mas o mais comum é que haja um erro de planejamento.
Padronize o cadastro dos itens
Para criar um registro consistente, é necessário cadastrar cada produto em uma base de dados. Porém, essa lista não vai ser útil se o método usado para identificar os produtos também não for unificado e esclarecido.
Use um padrão de cadastro que inclua as principais informações sobre o item, além de um número para aquela unidade específica e a sua localização. Além disso, sempre que um produto é movido, deve haver um histórico que mostre toda a sua trajetória, desde a aquisição até a sua saída.
Automatize parte do processo
Como você deve imaginar, seria impossível acompanhar todos os produtos da empresa manualmente, principalmente se você movimenta mercadorias e materiais em larga escala todos os dias. Por isso, é fundamental utilizar a tecnologia ao seu favor e automatizar parte desse trabalho.
Utilizar um banco de dados centralizado para o controle de estoque é mandatório, assim, qualquer mudança pode ser visualizada facilmente. O mesmo vale para o agendamento de entregas e o registro de saídas. Quanto mais complexa fica a sua logística, mais automação deve ser utilizada.
Faça inventários regularmente
Mesmo com um controle rigoroso, é bem provável que os números em seu registro e a quantidade real de produtos em seu estoque fiquem desalinhados. É o resultado natural da grande quantidade de movimentações e do acúmulo de pequenos erros.
Por isso, você também deve agendar inventários no seu estoque de tempos em tempos. Dessa forma, esses erros podem ser corrigidos antes que se acumulem demais e causem dificuldades em suas decisões.
Com essas orientações, você já tem um bom direcionamento para melhorar as suas ferramentas de gestão de estoque. Manter um controle rigoroso e acompanhar cada movimento dos produtos é fundamental para evitar perdas e manter um fluxo adequado.
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